أدوات الفهرسة لأرشفة فيديوهات حقوق الإنسان
كتابة إيفون إنج وإيناس أيزنجرت
في WITNESS، أحد الأسئلة الشائعة التي نسمعها من الشركاء وممارسي فيديو حقوق الإنسان في الأرشفة هو “ما هي أداة قاعدة البيانات التي يجب أن أستخدمها لإدارة مقاطع الفيديو الخاصة بي؟”. إنه سؤال صعب، لأنه لا توجد إجابة واحدة صحيحة. عادةً ما يكون ردنا هو: “على حسب”
يمكن أن تؤثر العديد من العوامل على اختيارك لأداة الفهرسة أو قاعدة البيانات – التكلفة، والمتطلبات الفنية، وميزات مشاركة الآخرين وسهولة الاستخدام وإمكانية الوصول، والدعم والتدريب، وقابلية التوسع والاستدامة، والأمان والخصوصية للبيانات الحساسة.
قمنا بهذه المقالة لمقارنة أربع أدوات للفهرسة و قواعد البيانات التي استخدمناها سابقًا في مشاريعنا، وفقًا لعوامل رئيسية مختلفة. هذه القائمة القصيرة بعيدة كل البعد عن الخيارات المتاحة، وقد لا تكون الأكثر ملاءمة لك – لازلنا نشجع الموثقين على فحص الأدوات الأخرى.
تذكر، بغض النظر عن الأداة التي تختارها، فإن مفتاح بناء كتالوج فعال هو أن يكون لديك نموذج بيانات أساسي جيد، أي الطريقة التي تقوم بها ببناء قاعدة البيانات الخاصة بك، والعناصر التي تستخدمها، وكيفية ارتباطها ببعضها البعض. ينطبق هذا سواء كنت تستخدم تطبيق قاعدة بيانات معقدًا أو جدول بيانات بسيط.
من المهم أيضًا توثيق نموذج البيانات الخاص بك في قاموس البيانات، لضمان إجراء الفهرسة بشكل متسق وصحيح، ولوجود استراتيجية لدمج الفهرسة في سير العمل الخاص بك.
لمزيد من النصائح حول كيفية تنظيم البيانات، راجع الدليل السريع لأرشفة الفيديو.
Uwazi
Uwazi هو تطبيق قاعدة بيانات مفتوح المصدر قائم على الويب تم إنشاؤه وصيانته بواسطة المنظمة غير الحكوميةهيرودوكس (نظم معلومات وتوثيق حقوق الإنسان). نحن نستخدمها في أرشيف الإبادة الجماعية للروهينجا مبادرة مع رؤية الروهينجا. يتم استخدام Uwazi من قبل المنظمات غير الحكومية والصحفيين والأكاديميين والمحامين وغيرهم لتوثيق انتهاكات حقوق الإنسان وإدارة الوثائق وإدارة القضايا/الشكاوى.
التكلفة والمتطلبات
Uwazi هو مفتوح المصدر، حتى يمكن تنزيله وتثيته مجانا. ومع ذلك، تتطلب الاستضافة الذاتية لـ Uwazi خادمًا ومسؤولًا عن الخادم (على سبيل المثال للصيانة، وتشغيل التحديثات، والنسخ الاحتياطي، وما إلى ذلك).
الخيار الأسهل هو استضافة نسخة Uwazi وصيانتها بواسطة HURIDOCS. تقدم HURIDOCS باقات اشتراك مختلفة حسب حجم البيانات. الكتالوجات التي يقل حجمها عن 100 ميجابايت مجانية، في حين تبلغ تكلفة الكتالوجات التي يصل حجمها إلى 500 ميجابايت حوالي 100 دولار أمريكي سنويًا. لن تتجاوز معظم قواعد بيانات الكتالوج النصية هذا الحجم (ملاحظة: يجب تخزين المحتوى السمعي البصري بشكل منفصل وربطه).
المشاركة المجتمعية والتعاون
يتيح Uwazi لعدة مستخدمين التعاون في إنشاء كتالوج أو استخدامه. يمكن تعيين أذونات مختلفة للمستخدمين (مستويات المسؤول أو المحرر أو المتعاون) ويمكن تنظيمهم في مجموعات مستخدمين لتسهيل الإدارة.
سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول
يتمتع Uwazi بواجهة سهلة الاستخدام إلى حد ما، ولكن تكوين قاعدة بيانات Uwazi الخاصة بك يتطلب بعض مهارات نمذجة البيانات ومراجعة دليل المسؤول. من الممكن أيضًا التعاقد مع HURIDOCS كما فعلنا، لجعلهم يطورون النظام بناءً على احتياجاتك.
تتوفر واجهة Uwazi باللغات الإنجليزية والعربية والبورمية والفرنسية والكورية والروسية والإسبانية والتايلاندية والتركية، على الرغم من أنه من الممكن أيضًا للمسؤولين ترجمة كائنات الواجهة وإعادة تسميتها يدويًا (مثل الأزرار والقوائم وما إلى ذلك) إلى لغات أخرى.
قابلية التوسع والاستدامة
تحافظ HURIDOCS بشكل فعال على البنية التحتية التقنية لـ Uwazi وتقوم بالتطوير المستمر. وهي تحافظ على هذا العمل من خلال رسوم الاستضافة. في حين أن أووازي مفتوحة المصدر، هناك خطر، باعتبارها أداة مجتمعية متخصصة إلى حد ما، قد لا تكون مستدامة إذا توقفت هيرودوكس عن صيانتها.
الأمان والخصوصية والبيانات الحساسة
من بين أدوات الفهرسة التي نستعرضها في هذه القائمة، تعد Uwazi الأداة الوحيدة التي أنشأتها وتديرها منظمة حقوق الإنسان، والمخصصة للاستخدام من قبل مجتمع حقوق الإنسان. على هذا النحو، تم إنشاء Uwazi مع أخذ أمن المعلومات في الاعتبار. تستخدم HURIDOCS مراكز بيانات في هولندا تديرها Greenhost، مع بنية تحتية أمنية مخصصة بما في ذلك تشفير البيانات والمراقبة وجدران الحماية. تنشر هيرودوكس تحديثات الميزات الأسبوعية وتصحيحات الأمان وتدفعها إلى المثيلات المستضافة. هناك أيضًا خيارات للإعدادات المستضافة التي تستخدم VPN وTOR. يتم نسخ المثيلات المستضافة احتياطيًا وفقًا لجدول زمني وتحزينها بطريقة مشفرة.
لماذا اخترناه لأرشيف الإبادة الجماعية للروهينجا؟
بالنسبة لهذا المشروع، كنا بحاجة إلى أداة يمكنها دعم فريق من المفهرسين البعيدين واللامركزيين. كان أمن مفهرسينا والبيانات مصدر قلق كبير، لذلك أردنا أداة تتضمن الوعي بالمخاطر التي يواجهها موثقو حقوق الإنسان.
أردنا أيضًا ضوابط الوصول التي يمكن أن تستوعب مستويات مختلفة من المفهرسين، وتمكين الوصول الانتقائي للمستخدمين الخارجيين، والسماح بالوصول العام الخاضع للرقابة في نهاية المطاف. كانت لدينا ميزانية لهذا المشروع، وأردنا المساعدة في إعداد وتكوين نسخة مستضافة، والتي تمكنا من الحصول عليها من خلال عقد مع HURIDOCS. لقد عرفنا أيضًا HURIDOCS لسنوات عديدة كمنظمة نظيرة، لذلك كانت هناك بالفعل بعض الثقة الموجودة مسبقًا. أحد عيوبنا في استخدام Uwazi هو أنه لم يتم تصميمه لفهرسة أو إدارة مجموعات الفيديو، لذا فإن ميزاته المستندة إلى الفيديو ضئيلة. على سبيل المثال، يجب تضمين مقاطع الفيديو في سجلات من مضيفين آخرين مثل YouTube أو Facebook.
Filemaker
Filemaker هو تطبيق قاعدة بيانات تجاري من شركة Claris، وهي شركة تابعة لشركة Apple. استخدمناها لإنشاء قاعدة البيانات الشعبية لمساءلة الشرطة المجتمعية مع بيركلي كوبواتش. فهو يجمع بين محرك قاعدة بيانات خلفي وواجهة مستخدم رسومية (GUI) بحيث يمكن للمستخدمين إنشاء قواعد بيانات من خلال الإشارة والنقر وملء مربعات الحوار، بدلاً من البرمجة. يتم استخدام FileMaker في الغالب من قبل المؤسسات الصغيرة والشركات الصغيرة في الولايات المتحدة. وبما أن المستخدمين ينشئون قواعد البيانات الخاصة بهم من الصفر، فيمكن استخدامها لأي غرض، بما في ذلك فهرسة مقاطع الفيديو المتعلقة بحقوق الإنسان.
التكلفة والمتطلبات
“FileMaker Pro” هو تطبيق سطح المكتب المستقل لجهاز الكمبيوتر الخاص بك، وهو الطريقة الأساسية لاستخدام FileMaker. هناك إصدارات أخرى من FileMaker بما في ذلك “FileMaker Server” و”FileMaker Cloud”، حيث يمكنك استضافة قاعدة البيانات الخاصة بك أو استضافتها بواسطة Claris.
اعتبارًا من أبريل 2023، توجد رسوم ترخيص/اشتراك مختلفة لكل إصدار من FileMaker:
FileMaker Pro: تبلغ تكلفة الترخيص الواحد لجهاز كمبيوتر واحد في المرة الواحدة 594 دولارًا أمريكيًا.
FileMaker Server: تبدأ التراخيص لعدد يتراوح من 5 إلى 99 مستخدمًا بسعر 2970 دولارًا أمريكيًا للترخيص الدائم، أو 990 دولارًا أمريكيًا سنويًا للترخيص السنوي. يتضمن برنامج FileMaker Pro.
FileMaker Cloud: تبدأ التراخيص لعدد من 5 إلى 10 مستخدمين بسعر 1,260 دولارًا أمريكيًا سنويًا. يتضمن برنامج FileMaker Pro.
راجع متطلبات نظام التشغيل والأجهزة التفصيلية هنا.
المشاركة المجتمعية والتعاون
سيسمح لك ترخيص FileMaker Pro المستقل فقط بتشغيل مثيل محلي واحد من FileMaker في المرة الواحدة (على الرغم من أنه يمكنك إنشاء حسابات مستخدمين متعددة في هذا المثيل)، بينما يدعم FileMaker Server وFileMaker Cloud وجود عدة مستخدمين عن بعد متزامنين.
يمكن تصدير البيانات بسهولة من FileMaker إلى تنسيقات شائعة مثل CSV وXML للمشاركة.
\
سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول
على الرغم من أن FileMaker يتمتع بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام نسبيًا، إلا أنه يحتوي على الكثير من الميزات ومن الضروري اتباع بعض البرامج التعليمية لمعرفة كيفية استخدامه. FileMaker عبارة عن “صفحة فارغة”، لذا سيحتاج المستخدمون إلى قضاء بعض الوقت في تخطيط قاعدة البيانات وتصميمها قبل بنائها في FileMaker. اعتمادًا على مدى تعقيد قاعدة البيانات الخاصة بك، وكيف تريد العمل مع بياناتك، قد يكون من المفيد أن يكون لديك مهارات في نمذجة البيانات، والبرمجة النصية، والتصميم الجرافيكي. يقدم FileMaker بعض القوالب الأساسية القياسية، ومن الممكن لأي شخص إنشاء القالب الخاص به ومشاركته، مثل قاعدة بيانات الأشخاص لقالب مساءلة الشرطة المجتمعية التي أنشأناها مع Berkeley Copwatch.
يجب إنشاء قواعد بيانات FileMaker باستخدام FileMaker Pro على جهاز كمبيوتر، ولكن يمكن بعد ذلك الوصول إليها واستخدامها على iPhone/iPad أو في متصفح الويب إذا كان لديك FileMaker Server أو FileMaker Cloud. يتطلب FileMaker Cloud الوصول إلى الإنترنت، لكن FileMaker Pro وFileMaker Server لا يتطلبان ذلك.
يدعم FileMaker اللغات الإنجليزية والفرنسية والإيطالية والألمانية والسويدية واليابانية والهولندية والإسبانية والصينية المبسطة والكورية والبرتغالية البرازيلية.
الدعم والتدريب
نظرًا لأنها أداة تجارية مستخدمة على نطاق واسع، فقد قام FileMaker بذلك وثائق رسمية واسعة النطاق متاح على الإنترنت. من خلال خبرتنا، عادةً ما ينجح البحث عن الأسئلة الخاصة ببرنامج FileMaker على Google أيضًا.
فيما يتعلق بالتطوير والتدريب،
نظرًا لكونها أداة تجارية مستخدمة على نطاق واسع، فإن FileMaker لديها وثائق رسمية موسعة متاحة عبر الإنترنت، بالإضافة إلى العديد من المصادر غير الرسمية للمعلومات حول منتديات المستخدمين المجتمعية المختلفة على الويب. وفقًا لتجربتنا، فإن البحث في Google عن أسئلتنا حول FileMaker يعمل عادةً أيضًا.
من حيث التطوير والتدريب، هناك العديد من مستشاري FileMaker المستقلين من جهات خارجية المتاحين للاستئجار. تقدم Claris قائمة؛ لقد استخدمنا منظمة join::table للتواصل مع المطورين لمشروع قاعدة بيانات الأشخاص لدينا.
قابلية التوسع والاستدامة
يعد FileMaker هو الخيار الأكثر تكلفة في قائمتنا، من حيث تكاليف ترخيص البرامج الأولية، مما يجعله خيارًا غير واقعي للكثيرين. علاوة على ذلك، يتم تسعير الترخيص على أساس كل مستخدم، وبالتالي تزيد التكلفة إذا قمت بإضافة المزيد من المستخدمين. بالنسبة لأولئك الذين يستطيعون تحمل التكلفة، من المحتمل أن يكون FileMaker خيارًا مستدامًا – فهو موجود منذ فترة طويلة، ويتم صيانته ودعمه بشكل مستمر، ويتم اعتماده على نطاق واسع.
فيما يتعلق بقابلية التوسع، يمكن لـ FileMaker أن يدعم تقنيًا قواعد البيانات الكبيرة وعددًا كبيرًا من المستخدمين المتزامنين، ولكن هذا يعتمد أيضًا على إصدار FileMaker الذي تستخدمه وخطة التسعير الخاصة بك.
الأمان والخصوصية والبيانات الحساسة
يتم التحكم في الوصول داخل FileMaker باستخدام حسابات المستخدمين، والتي يمكن تعيينها على أساس دقيق للغاية مع مجموعات امتيازات قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة.
اختياريًا، يمكنك تشفير ملف قاعدة البيانات محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (والذي يمكن بعد ذلك تحميله إلى السحابة إذا كنت تستخدم FileMaker Cloud). كن على علم بأنه لا توجد طريقة لاستعادة كلمة مرور فك التشفير الخاصة بك إذا فقدتها (أي لن تتمكن من فتح قاعدة البيانات الخاصة بك أو الوصول إليها بعد الآن).
اعتمادًا على التداعيات الأمنية الخاصة بك، قد يكون استخدام الإصدار المستقل من FileMaker Pro خيارًا آمنًا لأنه غير متصل بالإنترنت تمامًا.
لماذا اخترناه لقاعدة البيانات الشعبية لمساءلة الشرطة المجتمعية
Berkeley Copwatch قامت بإنشاء قاعدة بيانات يمكنها تتبع أنواع مختلفة من المعلومات، بما في ذلك الحوادث ومقاطع الفيديو وضباط الشرطة، لذلك كانت قاعدة البيانات الارتباطية مثالية. وكانوا بحاجة أيضًا إلى قاعدة بيانات ذات واجهة سهلة الاستخدام للغاية وقابلة للتخصيص بحيث يمكن تدريب المتطوعين والباحثين على استخدامها بسهولة. أخيرًا، وبسبب المخاوف الأمنية كانت قاعدة بيانات لا يمكن الوصول إليها إلا من مكاتبهم ويمكنهم استضافتها بأنفسهم، لكن ذلك لم يتطلب الكثير من دعم تكنولوجيا المعلومات. استخدمت Berkeley Copwatch أيضًا FileMaker سابقًا، وكان لديها سجلات حوادث قديمة يمكن استيرادها إلى قاعدة بيانات جديدة.
Tainacan
Tainacan هي منصة مرنة مفتوحة المصدر للمجموعات والمستودعات الرقمية التي يمكن استخدامها ونسخها وتعديلها وإعادة توزيعها دون أي قيود باعتبارها البرنامج المساعد في ووردبريس.شركائنا ،الجمعية البرازيلية للحفاظ على السمعيات والبصريات (ABPA) اختارت Tainacan كأداة لمستودعها التعاوني لموارد الحفظ السمعي البصري. تم تطوير Tainacan منذ عام 2014 من قبل الجامعات البرازيلية، وعلى الرغم من أنه كان يستهدف في البداية المجموعات الثقافية والمتحفية، مثل منصة تراث المتاحف البرازيلية برازيليا، العديد من مشاريع حقوق الإنسان تتبنى Tainacan مثل مركز ذاكرة كويكسادا وذكرى المقاومة. تتضمن ميزات البيانات التعريفية الخاصة تحديد الموقع الجغرافي (لعرض العناصر على الخريطة)، والتصنيف (قائمة مصطلحات هرمية خاضعة للرقابة)، ومن الممكن استخدام DublinCore كنموذج بيانات تعريف لتبادل البيانات. هناك طرق متعددة لتخصيص المرشحات وتصور المجموعات. من الممكن ربط العناصر في نفس المجموعات أو في مجموعات مختلفة.
التكلفة والمتطلبات
على الرغم من أن Tainacan مجاني وليس له تكاليف تثبيت أو ترقية، إلا أنه يعمل على WordPress ويعتمد على استضافة WordPress، والتي يمكن توفيرها إما من خلال خدمة استضافة الويب (التكاليف وفقًا لمقدمي الخدمة المحليين). وبدلاً من ذلك، إذا كانت لديك بعض مهارات تكنولوجيا المعلومات، فيمكنك تثبيت ملف قاعدة بيانات للانترنت وWordPress على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتشغيل Tainacan دون اتصال بالإنترنت.
المشاركة المجتمعية
يشبه تكوين المستخدمين في Tainacan أدوار وأذونات WordPress، مع إمكانية تخصيصها. يسمح نظام السجل للمشرفين بتتبع التغييرات.
تتضمن الميزات ذات الصلة بمشاركة المجتمع القدرة على قبول التقديمات الخارجية التي يمكن الموافقة عليها قبل النشر، وقدرة المستخدمين الخارجيين على المساهمة بمصطلحات جديدة في قائمة المصطلحات الخاضعة للرقابة. من الممكن أيضًا للمستخدمين التعليق على كل عنصر، والذي يمكن تمكينه للمستخدمين المجهولين أو المحددين.
كود مصدر Tainacan متاح على GitHub بحيث يمكن للمستخدمين التعاون في تطويره.
بعد إعداد نظام البيانات الوصفية، يمكن تحميل العناصر عبر ملفات CSV، مما يسمح باستيراد وتصدير قواعد البيانات.
سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول
تتميز واجهة Tainacan بسهولة الوصول إليها وسهولة استخدامها، مع لوحة تحكم ووظائف واضحة. يعد تثبيت المكونات الإضافية داخل لوحة تحكم WordPress وإعداد المجموعة أمرًا سريعًا وبديهيًا، ولا يتطلب خبرة في أي لغة برمجة.
يتوفر البرنامج الإضافي Tainacan في WordPress باللغات الإنجليزية والبرتغالية والإسبانية؛ وهناك إصدارات أنشأها المستخدمون باللغات الألبانية والكتالونية والفرنسية واليونانية والسلوفاكية والإسبانية (من كولومبيا والمكسيك وإسبانيا) والسويدية والأوكرانية، مع مستويات مختلفة من التنمية. باستخدام المكوّن الإضافي لترجمة Google، من الممكن تقديم المحتوى بعدة لغات مختلفة.
لعرض صفحات Tainacan العامة مع مجموعة كاملة من الميزات يمكن للمستخدمين استخدام أحد سمات WordPress التي يدعمها مجتمع Tainacan، أو تنفيذ القوالب عبر التعليمات البرمجية أو الكتل المتوفرة لمحرر WordPress .
الدعم والتدريب
عروض تايناكان وثائق ويكي شاملة باللغات الإنجليزية والبرتغالية البرازيلية والإسبانية المكسيكية – على الرغم من أن بعض الصفحات لا تزال بحاجة إلى ترجمة. المنتدى نشط على الانترنت يوفر إرشادات واسعة النطاق للمساعدة في التكوين،حيث يمكن للمستخدمين طلب المساعدة أو الإبلاغ عن الأخطاء مع دعم متعدد اللغات. هناك العديد من الندوات عبر الإنترنت لإعداد مستودعات Tainacan في البرتغالية,الأسبانية وإنجليزي.
قابلية التوسع والاستدامة
إن الاستثمار الثابت من الجامعات النامية يجعل من Tainacan أداة مستقرة ومستدامة للمجتمع. على الرغم من كونها أداة تم إنشاؤها وتوحيدها منذ عام 2014، اعتبارًا من سبتمبر 2023، أحدث إصدار تم نشره هو 0.20.4. يتم حاليًا إجراء بعض التفاصيل والمراجعات النهائية حتى يمكن إطلاق الإصدار 1.0.
الأمان والخصوصية والبيانات الحساسة
يعتمد أمان البيانات إلى حد كبير على الإجراءات التي يتخذها مضيف موقع الويب الخاص بك أو على تثبيت الخادم المحلي لديك. ومع ذلك، هناك أيضًا خطوات يمكن لمستخدمي Tainacan ومسؤوليها اتخاذها. يمكن إنشاء ملفات تعريف مستخدمين مختلفة بمستويات مختلفة من الوصول والأذونات.
يسمح WordPress بالمصادقة متعددة العوامل، ويقدم Tainacan تعديلات على الخصوصية من شأنها حماية الملفات والبيانات الوصفية، ولكن يجب أن تكون مصحوبة بـالحد الأدنى لمجموعة تكوينات الواجهة الخلفية للحماية من الهجمات. يتم التعامل مع هذا بشكل جيد في حالات الاستخدام الحالية من خلال النظام البيئي الضخم لـ WordPress من المكونات الإضافية وأفضل الممارسات في خدمات الاستضافة.
لماذا اختارته ABPA لمشروعهم؟
أنشأت الجمعية البرازيلية للحفاظ على السمعيات والبصريات (ABPA) أالمستودع التعاوني الموارد المتعلقة بالحفظ السمعي البصري باللغة البرتغالية، مع أكثر من 120 عنصرًا ذا صلة، بما في ذلك المقالات والمناظرات والرسائل العلمية والأطروحات والمقابلات والمعارض والأدلة والكتب والندوات عبر الإنترنت، من بين أمور أخرى. تم اختيار Tainacan بسبب تنوعه في دعم أنواع المستندات، وفي تصفية البيانات، وفي أوضاع العرض، ولكن في الغالب لأنه يسمح للزملاء بالتعاون مع عناصر ومواضيع جديدة.
جدول البيانات – Preadsheet 
جدول البيانات هو نموذج جدولي بسيط يسمح لك بتنظيم البيانات وتنسيقها وفرزها وتصفيتها وتحديد موقعها ونشرها بكفاءة. إنها طريقة أبسط لتنظيم المعلومات وتخزينها مقارنةً بتطبيق برنامج قاعدة البيانات. يمكن استخدام جداول البيانات دون الاتصال بالإنترنت مع برامج مثل LibreOffice وMicrosoft Excel وMac Numbers أو عبر الإنترنت باستخدام أدوات مثل Google Sheets وAirTable وMicrosoft Excel Web. بغض النظر عن التطبيق، يمكن أن يساعدك جدول البيانات الأساسي في تنظيم المعلومات والتحكم فيها.
التكلفة والمتطلبات
تختلف التكاليف. أدوات جداول البيانات مثل LibreOffice وGoogle Spreadsheet وNumbers (Mac فقط) مجانية. يأتي Microsoft Excel مزودًا بـ Microsoft 365، والذي يتوفر من خلال خطط تسعير مختلفة. Airtable هي خدمة “freemium” تقدم مستوى أساسيًا وخطط تسعير مجانية للمستخدمين والميزات الإضافية.
المشاركة المجتمعية والتعاون
كخيار بسيط، تعد جداول البيانات أكثر مرونة ولكنها تتطلب المزيد من العمل لضمان الاتساق. على سبيل المثال، إذا لم تتمكن الأداة من فرض قواعد إدخال البيانات، يصبح من المهم أكثر استخدام قاموس بيانات منفصل وقوائم مصطلحات يتم التحكم فيها. فكر في إجراء تقييم لاتساق البيانات بشكل روتيني عند العمل مع العديد من المتعاونين. قم بشكل دوري بتقييم ما إذا كان جميع المساهمين يقومون بملء الكتالوج بشكل متسق. قد يكون من الصعب تتبع التغييرات العرضية على البيانات، حتى باستخدام جداول بيانات Google، التي تتتبع التغييرات ولكن فقط إذا نظرت إلى سجل الإصدارات.
سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول
تعد جداول البيانات سهلة الاستخدام، ولكن من الضروري مراعاة بعض أفضل الممارسات، مثل تجنب استخدام وظيفة دمج الخلايا، والتحكم في إدخال البيانات لتمكين الفهرسة والتصفية الفعالة، والحفاظ على اتساق الفهرسة. كما يمكنك أيضًا تكوين الأعمدة وفقًا لنوع البيانات، مثل رقم أو تاريخ أو نص.
على الرغم من أن جداول البيانات محدودة أكثر من تطبيقات قواعد البيانات الأخرى، إلا أنها تتضمن عادةً بعض الميزات المفيدة، مثل المرشحات. يمكنك استخدام المرشحات لفرز البيانات التي تريد عرضها والحد منها بسرعة (وتوفر جداول بيانات Google خيار إنشاء مرشح لك أو لجميع المستخدمين).
الدعم والتدريب
فكر في التعرف على ميزات برنامج جداول البيانات الخاص بك قبل البدء في عملية الفهرسة للتأكد من أنه كافٍ لاحتياجاتك. نظرًا لاستخدام تطبيقات جداول البيانات على نطاق واسع، فإنها تميل إلى الحصول على وثائق رسمية جيدة إلى حد ما. من السهل أيضًا العثور على إرشادات الجهات الخارجية عبر الإنترنت.
قابلية التوسع والاستدامة
يمكن أن تصبح جداول البيانات غير عملية عندما يكون لديك كميات كبيرة من البيانات. يجب أن تكون على دراية عندما يتجاوز تعقيد بياناتك قدرات جدول البيانات.تشارك Huridocs نصائح مفيدة حول الوقت المناسب للتفكير في الانتقال إلى ما هو أبعد من جداول البيانات وبرمجيات قاعدة البيانات، كما هو الحال عندما تجد نفسك تقوم بترميز الخلايا بالألوان في جدول البيانات وتقوم ببعض “الاختراقات” للعثور على البيانات؛ والتمرير كثيرًا للعثور على المعلومات وتحريرها؛ أو إعادة تنسيق البيانات بانتظام لتناسب احتياجات الأدوات المختلفة لإنشاء المخططات أو الخرائط أو الرسوم البيانية.
الأمان والخصوصية والبيانات الحساسة
قد تكون جداول البيانات متعددة المستخدمين عبر الإنترنت أكثر عملية للتعاون ولكنها أقل أمانًا. يمكنك اختيار الحصول على إصدار غير متصل بالإنترنت فقط لأسباب تتعلق بالأمان والخصوصية، ولكن الحفاظ على الاتساق يتطلب بذل جهد إضافي في حالة مشاركة الملف بين المساهمين.
لماذا اختاره مختبر الوسائط الحرة الشهير لمشروع MemoriaVIVA
الذاكرة على قيد الحياة يقودها مختبر الوسائط الحرة الشهير، بالتعاون مع Antena Negra TV، وSutty، وCentro de Seguridad Informática y Tecnologías de la Comunicación، وبدعم من WITNESS. وتتمثل مهمتهم في جمع مواد متعددة الوسائط تدين انتهاكات حقوق الإنسان، وهو أمر بالغ الأهمية في دعم المحامين والصحفيين والمجتمع المدني في عمليات العدالة. تركز كل مجموعة على فترة زمنية وإقليم معين، مثل البيرو والأرجنتين وتشيلي، ويتم الاحتفاظ بالمواد تحت إجراءات أمنية صارمة. يتم جمع البيانات المتعلقة بمقاطع الفيديو والصوت والصور الفوتوغرافية المقدمة إلى المنصة عبر LimeSurvey، وهو تطبيق ويب مجاني ومفتوح المصدر للاستطلاع عبر الإنترنت. يتم الوصول إلى البيانات عبر جداول البيانات المصدرة من LimeSurvey والتي يتم تحليلها/مراجعتها في LibreOffice. تفرض هذه العملية تحديات، مثل فقدان المعلومات بسبب التنسيق المختلف في كل منصة والاتصال بين المادة (المخزنة في سحابة آمنة) وبياناتها الوصفية. ولهذا السبب، سينتقل المشروع إلى تايناكان.
——————
هذه مجرد أربعة أمثلة لأدوات الفهرسة التي استخدمناها نحن وشركاؤنا في مشاريعنا. نأمل أن يقدم هذا المنشور بعض الأفكار حول نقاط القوة والضعف النسبية لديهم. ما هي أداة الفهرسة التي تستخدمها، أو التي تفكر في استخدامها؟ إذا كنت لا تزال تقرر ذلك، نأمل أن يكون هذا المنشور بمثابة نموذج مفيد لاتخاذ القرار الخاص بك!
أطلقت منظمة WITNESS الحملة العالمية “#ArchiveLife: الحفاظ على الذاكرة الجماعية من خلال أرشفة الفيديو” – تعرف على المزيد هنا!
المؤلفون:
إيفون نج (هي/هي) هي مؤرخة سمعية بصرية ولديها 15 عامًا من الخبرة في العمل في تقاطع حقوق الإنسان والفيديو والتكنولوجيا والأرشيف. بصفتها مديرة برنامج الأرشيف العليا في WITNESS، فهي تتعاون مع الفرق الإقليمية لدعم الشركاء للحفاظ على فيديو حقوق الإنسان، وتطوير مواد إرشادية وتدريبية متاحة تتعلق بالأرشفة والحفظ. إيفون حاصلة على درجة الماجستير في أرشفة الصور المتحركة وحفظها من جامعة نيويورك.
إيناس أيسينجارت (هي/هي) هي منسقة برنامج الأرشيف والمديرة الفنية لـ ABPA – الجمعية البرازيلية لحفظ المواد السمعية البصرية. إينيس حاصلة على درجة الماجستير في الحفاظ على الصورة المتحركة وتقديمها من جامعة أمستردام – UvA.